Protection des données · RGPD
Politique de confidentialité.
Cette politique explique quelles données Boxing Cercle Brussels collecte, pourquoi, sur quelle base juridique, combien de temps elles sont conservées et quels sont vos droits. Elle est écrite pour être lue, pas pour être contournée.
Qui traite vos données
Le responsable du traitement est :
Physical Cercle Brussels ASBL (nom commercial : Boxing Cercle Brussels)
Siège social : voir les mentions légales
Numéro d'entreprise : 1040.200.977
E-mail : jeremy.clemens@outlook.com
Téléphone : +32 478 61 69 64
L'ASBL n'est pas tenue de désigner un délégué à la protection des données : elle ne procède ni à un suivi systématique à grande échelle, ni à un traitement à grande échelle de catégories particulières de données (art. 37 RGPD). Toutes les demandes sont traitées à l'adresse ci-dessus.
Ce que nous traitons, pourquoi, et sur quelle base
Nous appliquons un principe simple : nous ne collectons que ce dont nous avons besoin, pour une finalité précise, pendant une durée limitée.
| Finalité | Données | Base juridique (art. 6 RGPD) | Conservation |
|---|---|---|---|
| Répondre à une demande de contact | Nom, e-mail, téléphone, âge du participant, commune, cours souhaité, message | Mesures précontractuelles prises à votre demande (6.1.b) ou intérêt légitime à répondre à une sollicitation (6.1.f) | 12 mois après le dernier échange, sauf inscription |
| Traiter une demande de séance découverte ou d'inscription | Idem, plus les coordonnées du représentant légal si le participant est mineur | Mesures précontractuelles prises à votre demande (6.1.b) | Fin de la saison sportive concernée + 12 mois |
| Gérer l'inscription et l'affiliation | Identité du membre, date de naissance, coordonnées, groupe, représentant légal, formule et échéancier | Exécution du contrat (6.1.b) ; obligation légale pour le registre des membres (6.1.c) | Durée de l'affiliation + 5 ans (prescription contractuelle) |
| Assurance sportive et affiliation fédérale | Identité, date de naissance, groupe, coordonnées | Exécution du contrat (6.1.b) et obligation légale d'assurance (6.1.c) | Selon les règles de la fédération et de l'assureur |
| Comptabilité et paiements | Identité, montants, dates, références de paiement, mandat de domiciliation le cas échéant | Obligation légale comptable (6.1.c) | 7 ans (loi comptable belge) |
| Actualités du club (newsletter) | Nom, e-mail, langue | Consentement (6.1.a) — révocable à tout moment | Jusqu'au retrait du consentement, puis 3 ans pour la preuve du retrait |
| Photos et vidéos promotionnelles | Image, prénom éventuel | Consentement spécifique et distinct (6.1.a) + assentiment au titre du droit à l'image | Jusqu'au retrait, puis retrait des supports en ligne dans les meilleurs délais |
| Sécurité du site (anti-spam) | Champ « piège » invisible, non conservé | Intérêt légitime à protéger le formulaire (6.1.f) | Non conservé |
Pourquoi il n'y a pas de case « j'accepte d'être recontacté ». Lorsque vous nous écrivez pour être recontacté, le traitement repose sur les mesures précontractuelles que vous demandez, pas sur un consentement. Le Comité européen de la protection des données rappelle qu'un consentement exigé alors qu'une autre base juridique s'applique n'est ni libre, ni valable. Nous avons donc supprimé cette case et la remplaçons par une information claire.
Le cas des mineurs
Le club accueille des enfants dès 7 ans et des adolescents. En droit belge, un mineur ne peut pas conclure seul un contrat d'affiliation : l'inscription est faite par son représentant légal, qui est la personne engagée vis-à-vis du club et le débiteur de la cotisation.
Nous collectons donc, pour tout participant de moins de 18 ans : le nom, le lien de parenté, l'e-mail et le téléphone du représentant légal, ainsi que sa confirmation qu'il est habilité à inscrire le mineur.
Les données de l'enfant sont limitées au strict nécessaire : identité, date de naissance, groupe et, le cas échéant, informations médicales que le représentant légal choisit de communiquer pour la sécurité de la pratique. Ces dernières sont des données de santé : elles ne sont accessibles qu'à l'encadrement, ne sont jamais publiées et sont supprimées à la fin de l'affiliation.
Les droits d'accès, de rectification et d'effacement relatifs à un mineur s'exercent par son représentant légal.
Photos et vidéos
Le club photographie et filme parfois ses activités pour illustrer son site et ses réseaux sociaux. Nous appliquons la distinction retenue par l'Autorité de protection des données :
- Images non ciblées (vue d'ensemble d'un cours, photo d'ambiance où personne n'est mis en évidence) : une information préalable claire — la présente politique et un affichage sur place — suffit.
- Images ciblées (portrait, gros plan, personne isolée ou clairement mise en évidence) : un consentement écrit, spécifique et distinct est recueilli.
Ce consentement est demandé par support (site internet, réseaux sociaux, supports imprimés, presse locale, communication institutionnelle) et par type d'image (photo de groupe, portrait, vidéo). Il est totalement séparé de l'inscription sportive.
Refuser le droit à l'image n'empêche jamais de s'inscrire, ni de participer à un cours. Aucun avantage n'est conditionné à ce consentement.
Pour un mineur, l'autorisation est demandée au représentant légal et, lorsque l'enfant est capable de discernement, à l'enfant lui-même. Lorsque les parents sont séparés, l'accord des deux titulaires de l'autorité parentale est requis pour la diffusion.
Le consentement est révocable à tout moment, sans motif : écrivez à jeremy.clemens@outlook.com et l'image est retirée de nos supports dans les meilleurs délais.
Qui a accès à vos données
Vos données ne sont jamais vendues, ni louées, ni échangées. Elles sont accessibles :
- à l'encadrement du club, dans la stricte mesure nécessaire à sa mission ;
- à l'hébergeur du site (LWS (Ligne Web Services) SAS), qui conserve des journaux techniques ;
- à Google Ireland Ltd., en tant que sous-traitant, lorsque les demandes envoyées via les formulaires du site sont enregistrées dans un tableur Google Sheets et notifiées par e-mail (service Google Workspace / Apps Script) ;
- à la fédération et à l'assureur sportif, pour l'affiliation et la couverture des membres ;
- à l'établissement bancaire ou au prestataire de paiement, pour l'exécution des paiements ;
- aux autorités publiques, uniquement lorsque la loi l'impose.
À vérifier avant mise en ligne : confirmez la liste des sous-traitants réellement utilisés (hébergeur, Google, assureur, fédération, éventuel prestataire de paiement) et concluez avec chacun un contrat de sous-traitance au sens de l'art. 28 RGPD. Si le formulaire n'est pas relié à Google Sheets, retirez la mention correspondante.
Transferts en dehors de l'Espace économique européen
Nous privilégions des prestataires établis dans l'Union européenne.
Lorsque les formulaires sont reliés à Google Sheets, les données sont traitées par Google Ireland Ltd. (Irlande) et peuvent, selon la configuration du compte, transiter vers des infrastructures situées hors de l'EEE. Ces transferts sont encadrés par les clauses contractuelles types de la Commission européenne et par le cadre de protection des données UE–États-Unis (EU–US Data Privacy Framework).
Aucune donnée n'est transférée à Google du fait de la simple consultation du site : la carte n'est chargée que si vous cliquez explicitement dessus.
Sécurité
Nous mettons en œuvre des mesures raisonnables et proportionnées à la taille de l'association :
- site servi exclusivement en HTTPS ;
- accès aux fichiers de membres limité aux personnes qui en ont besoin, avec authentification ;
- aucune donnée bancaire stockée « à la main » : les coordonnées bancaires éventuelles sont gérées par l'établissement bancaire ou un prestataire de paiement professionnel ;
- aucune donnée personnelle transmise par messagerie instantanée ;
- suppression des données à l'expiration des durées indiquées.
En cas de violation de données susceptible d'engendrer un risque élevé pour vos droits, vous en serez informé conformément à l'article 34 RGPD.
Vos droits
Vous disposez, dans les conditions prévues par le RGPD, des droits suivants :
- Accès — obtenir la confirmation que des données vous concernant sont traitées et en recevoir une copie (art. 15).
- Rectification — faire corriger une donnée inexacte ou incomplète (art. 16).
- Effacement — demander la suppression de vos données, sous réserve de nos obligations légales de conservation (art. 17).
- Limitation — demander le gel temporaire d'un traitement contesté (art. 18).
- Opposition — vous opposer à un traitement fondé sur l'intérêt légitime, et sans condition à la prospection (art. 21).
- Portabilité — recevoir dans un format lisible par machine les données que vous nous avez fournies, lorsque le traitement repose sur le consentement ou le contrat (art. 20).
- Retrait du consentement — à tout moment, sans que cela n'affecte la licéité de ce qui a été fait avant (art. 7.3).
Pour exercer ces droits : jeremy.clemens@outlook.com. Nous répondons dans un délai d'un mois, prolongeable de deux mois pour les demandes complexes. Nous pouvons vous demander un élément d'identification si un doute raisonnable existe sur votre identité.
Réclamation auprès de l'Autorité de protection des données
Si vous estimez que le traitement de vos données n'est pas conforme, vous pouvez introduire une réclamation auprès de :
Autorité de protection des données
Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles
Introduire une plainte
Nous vous invitons toutefois à nous contacter au préalable : la plupart des situations se règlent directement et rapidement.
Modifications de la présente politique
Cette politique peut évoluer si les traitements changent (nouveau prestataire, mise en place d'une domiciliation SEPA, ouverture d'un espace membre). La version en vigueur est celle publiée sur cette page, avec son numéro de version et sa date de mise à jour.
En cas de modification substantielle affectant vos droits, les membres en seront informés par e-mail.